Weißt du, wie viele E-Mail Accounts es auf der ganzen Welt gibt? Schätzungsweise sind es knapp 4 Milliarden. Facebook mag über 1 Milliarde aktive User haben, E-Mail ist aber immer noch die ultimative Killer-Applikation. Und das sage sich nicht, um Facebook madig zu machen – ich sage das, weil du mit E-Mails viel mehr aus deinem täglichen Geschäft herausholen kannst. Dabei spreche ich noch überhaupt nicht von solchen Sachen wie E-Mail Marketing, es geht mir um die „ganz normale“ Korrespondenz. Wenn du bessere E-Mails schreiben kannst als die Konkurrenz, hast du einen strategischen Vorteil. Sei es nun um jemanden über etwas zu informieren, ein für dich wichtiges Meeting vorzubereiten oder um einem potenziellen Geschäftspartner Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen. Worauf kommt es also an, wenn du bessere E-Mails schreiben willst?

Wie du deutlich bessere E-Mails schreibst

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E-Mail Adressen müssen Bestand haben

Eine E-Mail Adresse ist etwas sehr Persönliches. Und auch wenn man im Internet keinen Tag ohne Spam erlebt, der mit beliebigen Wegwerf-Adresse generiert wird, ist die E-Mail dennoch für sehr viele Menschen erste Wahl, wenn es um die Kommunikation im Internet geht.

Das heißt allerdings auch, dass man eine gewisse Konsistenz an den Tag legen muss. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich selbst wechsle meine Handynummer extrem ungern. Der Grund ist klar: Wenn ich sie wechseln muss, habe ich danach einen Haufen Arbeit vor mir – denn ich muss alle Leute, die meine Nummer hatten, erneut informieren.

Bei meiner E-Mail Adresse ist das genauso. Was aber soll man tun, wenn man nicht 50 Jahre in der gleichen Firma arbeitet? Selbstverständlich gehen die formalen Sachen, die den täglichen Job betreffen, immer über die E-Mail Adresse der Firma, bei der man aktuell angestellt ist.

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Für alles andere (zum Beispiel auch für Fragen der persönlichen Reputation) solltest du dir aber eine E-Mail Adresse bei Gmail oder Outlook.com besorgen, denn dann bist du quasi für immer unter der gleichen Adresse erreichbar – und beide Anbieter lassen sich vom Desktop genauso einfach nutzen wie auf dem Smartphone oder per Tablet.

Immer mit dem korrektem Namen auftreten

Zum technischen Ablauf muss das zunächst reichen. Ich geh davon aus, dass du in der Lage bist, eine E-Mail Adresse aufzusetzen, deswegen beschreibe ich das hier nicht. Was jedoch extrem wichtig ist: Wie du dich in deinen E-Mails gibst! Hier kommt es auf Details an und das beginnt mit dem Absender.

Gib dir keine Fantasie-Namen sondern tritt unter deinem richtigen Namen auf. Das macht es für Leute, die dich nicht so gut kennen, dennoch aber E-Mails von dir bekommen, viel leichter, auf dich zu reagieren. Anders ausgedrückt: Nutzt du einen abgefahrenen Fantasie-Namen, dann landest du mit höherer Wahrscheinlichkeit gleich im Spam-Filter.

Und auch deine Betreffzeile sollte sinnvoll, nützlich und vor allem klar strukturiert sein. Du musst in diesem kleinen Feld in einem sehr kurzen Satz genau das transportieren, was in der gesamten E-Mail steht. Und diese Zusammenfassung sollte dazu auch noch spannend und anregend sein. Das ist nicht leicht, aber auf jeden Fall machbar.

E-Mail wird immer mobiler

35 Prozent aller E-Mail Empfänger entscheiden auf Basis der Betreffzeile, ob sie die E-Mail öffnen oder nicht – das ist eine große Masse an Leuten, die man nicht erreicht, wenn man beim Betreff Mist baut. Deine Betreffzeile kann also dafür sorgen, dass du deutlich mehr Leute erreichst, wenn du zum Beispiel einen E-Mail Newsletter veröffentlichst. Wenn du jemandem einfach nur etwas mitteilen willst, hilft eine klare Ansage aber auch.

Schließlich willst du, dass deine Nachricht gelesen wird. Das schaffst du schneller, indem du kurz und knapp erklärst, worum es geht – nicht nur im Betreff! Auch deine Nachricht selbst sollte gut strukturiert sein und so schnell wie möglich auf den Punkt kommen. Erzähle direkt, was du willst, worum es geht und was dein „Gesprächspartner“ tun soll – wenn eine Handlung erforderlich ist.

Auch dir wird bekannt sein, dass wir alle immer mobiler werden, die gute alte E-Mail ist da keine Ausnahme. 47 Prozent aller E-Mails werden folglich mittlerweile mit einem mobilen Endgerät abgerufen. Mehr noch: 30 Prozent der Internet-User nutzen sogar nur noch ausschließlich mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, um die eigenen E-Mails zu lesen.

Einer solchen Zielgruppe kannst du also nicht mit endlosen Texten kommen, die zudem noch schlecht formatiert sind. Klare und sinnvoll strukturierte Inhalte, die auf den Punkt kommen und prägnant erklären, worum es geht – genau das brauchst du, wenn du eine E-Mail verschickst.

Verschwende nicht die Zeit deiner Leser

Dafür spricht übrigens auch die Tatsache, dass ein im Büro tätiger Angestellter im Schnitt 28 Prozent seiner Zeit mit E-Mails verbringt. Über den Tag verteilt ist das Empfangen, Lesen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails die Tätigkeit, die am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Logisch also, dass du deinen Empfängern dann nicht auch noch das Leben schwerer machen solltest, indem du sie mit langen und schlecht lesbaren E-Mails nervst.

Versuch einfach, die wichtigsten Punkte deines Anliegens in höchstens 150 Wörtern zu schildern. 150 sind nicht viel, müssen aber reichen, wenn du die Aufmerksamkeit des Lesers nicht überstrapazieren willst. Außerdem, und das ist besonders wichtig, spart du den Leuten auf diese Weise Zeit (wie oben schon erwähnt). Glaub mir, die meisten Leute freuen sich wie ein Schneekönig, wenn man ihre Zeit nicht verplempert. Besonders in der geschäftlichen Korrespondenz ist es also überlebenswichtig, sich kurz zu halten.

Korrekte Rechtschreibung und einwandfreie Grammatik setzte ich voraus, denn du willst doch ganze sicher nicht als Idiot dastehen, der nicht richtig schreiben kann. Auch hier kann ich dir versichern, dass es bei geschäftlicher Korrespondenz nicht wirklich gut ankommt, wenn du falsch schreibst. In diesem Zusammenhang ist übrigens auch deine Signatur wichtig, denn an diese Signatur wird man sich erinnern – positiv oder negativ… das hast du in der Hand.

Echte Fakten und korrekte Rechtschreibung

Schreib in diese Signatur also genau das rein, was für den Empfänger der E-Mail wichtig ist. Deinen Namen, deine Kontaktdaten, deine Funktion innerhalb des Unternehmens, für das du arbeitest, die komplette Anschrift, Kontaktmöglichkeiten und so weiter. Weise auch gern auf deine Profile (oder die der Firma) auf Facebook, LinkedIn oder Xing hin. Erliege bitte nicht der Versuchung, irgendwelche Fantasie-Bezeichnungen zu verwenden.

Dein Job-Titel zum Beispiel sollte allgemein verständlich und gebräuchlich sein. Wenn nicht, kann sich niemand etwas Sinnvolles darunter vorstellen – und wir alle verschwenden ungern Zeit damit, Dinge herauszufinden, wenn es eine leicht zu verstehende Alternative gibt.

Abgesehen von solchen eher technischen Angelegenheiten gibt es selbstverständlich auch ein paar Verhaltensweisen, die du dir aneignen kannst und die dafür sorgen werden, dass deine E-Mails besser „ankommen“. So solltest du auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden Antworten und diese nicht lange herumliegen lassen (vorausgesetzt natürlich, du willst dich mit dieser speziellen E-Mail überhaupt befassen).

Die Art und Weise, wie du deine E-Mail schreibst, sollte dann übrigens eher respektvoll sein – selbst wenn du für deinen Gegenüber nicht diesen Respekt empfindest, ist es ein Gebot der Höflichkeit, in einem Schriftwechsel entsprechend freundlich zu sein.

Vor dem Absenden deiner E-Mail musst du einen Blick auf den gesamten Text werfen. Fast immer werden dir noch kleine Rechtschreibfehler auffallen, die du verbessern kannst. Gleiches gilt für deinen Ausdruck an sich und die Grammatik. Du musst deine eigene E-Mail Korrektur lesen, denn wenn du sie erst abgeschickt hast, ist es in der Regel zu spät.

Bei Personen, die dich bereits kennen, ist das möglicherweise zu verschmerzen. Solche Leute aber, denen du via E-Mail zum ersten Mal „begegnest“ werden sich fragen, ob du nicht richtig schreiben kannst oder einfach nur zu ungenau arbeitest. So oder so, in beiden Fällen kommst du schlecht weg.

Fazit

E-Mails sind und bleiben wichtig, auch in der Welt von Social Media. Alles, was ich in diesem Artikel zu „ganz normalen“ E-Mails schreibe, kannst du auch im Rahmen deines E-Mail Marketings einsetzen. Auch hier finden es deine Empfänger besser, wenn du vernünftig schreibst, dich gut ausdrückst und vor allem schnell auf den Punkt kommst. Je besser es dir gelingt, dich schnell und ohne Umwege mitzuteilen, desto eher wird das, was dir wichtig ist, beim Empfänger auch ankommen. Ganz wichtig ist immer die Zeit, die du den Leuten, die deine E-Mails lesen, sparen musst. Sie haben oft so viel zu tun, dass für dich eigentlich überhaupt keine Zeit bleibt. Schaffst du es aber, über hervorragende Betreffzeilen und Texte direkt in die Köpfe deiner Leser zu kommen, dann bleibst du da auch.